A. Pengertian
surat Resmi
Surat merupakan media komunikasi
tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya. Sebagai
media komunikasi tulis, surat memiliki kelebihan, yakni memberikan kesempatan
yang lebih leluasa untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan
kepada orang lain.
Fungsi surat adalah sebagai berikut:
(1) alat komunikasi, (2) alat bukti tertulis, (3) alat bukti historis, (4) alat
pengingat, (5) pedoman kerja, dan (6) sebagai duta organisasi.
Bahasa surat yang baik harus memenuhi
ketentuan berikut.
1. Bahasa
yang digunakan benar/baku sesuai dengan kaidah, baik tentang ejaan, pemilihan
kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Bahasa surat harus logis, wajar, hemat,
cermat, sopan, dan menarik.
2. Isi
surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. penulisan yang benar.
3. Disusun
dengan teknik penyusunan surat yang benar.
4. Bahasa
baku, bahasa yang diakui benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Penggunaan
bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status
sosial yang tinggi.
5.Bahasa
efektif, bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Ciribahasa efektif
adalah sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.
B. Bagian-bagian
surat resmi
1. Kepala
surat
2. Tanggal
surat
3. Nomor
surat
4. Lampiran
5. Perihal
surat
6. Alamat
surat
7. Salam
pembuka
8. Isi
9. Salam
Penutup
10. Jabatan
tanda tangan,
11. Tembusan
nama jelas
12. Inisial
1. Kepala Surat
Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi bersangkutan, di
antaranya:
a. Nama
instansi
b. Lambang
atau logo instansi
c. Alamat
d. Kode
pos
e. Nomor
telepon
f. Nomor
faksimile atau e-mail
Contoh:
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL
PUSAT PERBUKUAN
JALAN GUNUNG SAHARI RAYA (EKS KOMPLEK
SILIWANGI) JAKARTA PUSAT
Telepon (021) 3804248(5 saluran) Fax.
(021) 3806229 Tromol Pos 3679
homepage : http//www.sibi.or.id Email
: pusbuk@sibi.or.id
Hal yang perlu mendapat perhatian
dalam penyusunan kepala surat adalah:
a Hendaknya
dihindari penggunaan singkatan, misalnya, kata jalan menjadi Jl. atau Telepon
jadi Tlp.
b Kepala
surat hendaknya disusun secara efisien. Misalnya, kata nomor dalam menunjukkan
alamat, tidak perlu dicantumkan karena hal itu merupakan sesuatu yang mubazir.
Orang sudah mengetahui bahwa angka yang mengikuti nama jalan pada alamat
merupakan nomor urut bangunan.
c Penggunaan
titik dua (:) sering juga dijumpai antara kata telepon dengan nomor yang
mengikutinya. Misalnya Telepon: 5403518. Tanda tersebut juga tidak perlu
digunakan.
2. Nomor
Surat. Penulisan nomor surat berguna untuk:
a Memudahkan
dalam pengarsipannya
b Memudahkan
dalam mencarinya kembali
c Mengetahui
banyaknya surat yang keluar
d Bahan
rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya.
Hal yang perlu diperhatikan dalam
penulisan nomor surat adalah:
a Huruf
awal kata nomor harus ditulis dengan huruf kapital
b Kata
nomor sebaiknya tidak disingkat, misalnya, menjadi no.
c Pada
akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
Contoh penulisan surat yang benar:
Nomor : 001/SMU-1/2001
Nomor : 21/KRS/II/2003
Nomor : 10/SU/III/2003 (tidak memakai
titik)
Contoh:
Nomor: 007 / KSH – 1 / IV / 2004
Angka tahun
Angka bulan
Kode surat
Nomor surat
3. Tanggal
Surat. Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat,
mendahului tanggal surat.
Hal lain yang harus diperhatikan:
a Nama
bulan ditulis dengan huruf secara lengkap
b Angka
tahun tidak boleh disingkat
c Pada
akhir tidak dibubuhi tanda titik
Contoh:
Surabaya, 27 Juli 2006
Contoh-contoh penulisan tanggal yang
benar:
17
Agustus 2007
10
November 2007
22
Desember 2007
1
Januari 2007 (tidak memakai titik)
4. Lampiran.
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Berikut ini adalah
kaidah-kaidah penulisan lampiran.
a Huruf
awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
b Sebaiknya
kata lampiran tidak disingkat, misalnya, menjadi lamp.
c Pencantuman
jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dengan
yang menggunakan angka, pilih salah satu saja.
d Jika
tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran pada
surat itu.
e Pada
akhir baris tidak digunakan tanda titik.
Contoh penulisan lampiran yang benar:
– Lampiran
: tiga helai
– Lampiran
: satu berkas
– Lampiran
: dua lembar
– Lampiran
: sepuluh lembar
5. Hal
Surat. Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat. Cara
penulisannya:
a Harus
ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik;
b Berwujud
kata atau frasa, bukan kalimat;
c Huruf
pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital.
Contoh penulisan hal yang benar:
Hal : Jadwal Ujian Matematika
Hal : Undangan Rapat Panitia
6. Alamat
Surat. Alamat pada sampul surat terdiri atas:
a kata
Kepada Yth;
b nama
jabatan;
c unit
kerja; dan
d alat
lengkap.
Di depan nama jabatan atau gelar pada
sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu,
Saudara/atau Saudari.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penulisan alamat luar adalah:
a Kelompok
kata yang terhormat disingkat menjadi Yth.
b Huruf
awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital
c Penulisan
alamat didahului kata Kepada
d Sapaan
ibu, bapak, tuan, saudara, dan sejenisnya dapat digunakan apabila surat tersebut
ditujukan kepada nama perseorangan. Huruf awal kata sapaan itu harus
menggunakan huruf kapital.
e Gelar
akademik dan kepangkatan dicantumkan
f Pencantuman
gelar akademik/kepangkatan dan kata sapaan, kedua-duanya berfungsi sebagai
penghormatan. Oleh karena itu, dalam pencantumannya hendaklah dipilih salah
satu.
g Pemenggalan
alamat surat pada setiap barisnya hendaknya didasarkan pada hubungan frasa
h Akhir
alamat surat tidak menggunakan tanda titik.
Contoh penulisan alamat luar:
Kepada
Yth. Encep Syarif Nurdin, Drs., M.Pd
Jalan Gegerarum Baru 20
Bandung 40153
Kepada
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270
Kepada
Yth. Ibu Iin Hendriyani
d.a. LPK Triguna
Jalan Tentara Pelajar 91
Tasikmalaya
Ketentuan penulisan pada kalimat surat
bagian dalam:
a Tidak
didahului kata Kepada;
b Menggunakan
kata Yth;
c Menggunakan
nama jabatan;
d Mencantumkan
unit kerja;
e Menggunakan
alamat lengkap; dan
f Nama
tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.
Contoh penulisan yang benar:
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal Departemen
Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270
7. Salam
Pembuka. Salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang di
tuju.
Penulisan salam pembuka yang benar:
a Huruf
awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital
b Huruf
awal ”hormat’’ ditulis dengan huruf kecil
c Penulisan
salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
8. Isi
Surat. Alinea pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk
membacanya. Susunlah alinea pembuka dengan menarik, yakni dengan menggunakan
pilihan kata yang tepat, susunah kalimat yang sesuai, dan ejaan yang benar.
Contoh:
– Dengan
surat ini kami beri tahukan kepada Saudara…
– Dengan
ini saya mohon bantuan Saudara untuk..
– Bersama
ini saya kirimkan kepada Bapak…
– Seiring
dengan surat ini saya kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
– Sehubungan
dengan surat ini kami tanggal…
– Menyambung
surat kami tanggal…
– Sesuai
dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal…
– Dengan
sangat menyesal kami beri tahukan bahwa…
– Sebagai
Ibu/Bapak/Saudara maklumi….
– Menunjuk
surat Saudara nomoR…
– Membalas
surat Ibu tanggal…
– Menjawab
pertanyaan Anda dalam surat anda…
– Memenuhi
pesanan Tuan dengan surat tanggal_.Nomor….
– Menyusul
surat kami tanggal_, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
– Dengan
sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
– Sesuai
dengan permintaan Saudara….
9. Alinea
Isi. Untuk menyusun isi surat yang baik perhatikanlah pedoman berikut:
a Tetapkan
terlebih dahulu maksud surat, yaitu tentang apa yang hendak diberitahukan,
ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan sebagainya kepada penerima surat.
b Tetapkan
urutannya secara sistematis dan logis.
c Gunakanlah
informasi/fakta secara memadai.
d Susunlah
ke dalam beberapa alinea dan setiap alinea mewakili satu gagasan utama.
e Selesaikanlah
pokok persoalan satu per satu secara teratur dengan menggunakan kalimat yang
mudah dipahami.
f Hindarkan
pemakaian akronim dan singkatan yang belum lazim, terutama singkatan yang
diciptakan sendiri.
g Sedapat-dapatnya
hindarkan pemakaian kata atau istilah-istilah asing ataupun daerah, kecuali
yang belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
h Hendaknya
digunakan bahasa yang lugas, sopan, dan menarik.
i Perhatikan
bentuk surat dalam penulisan bagian-bagiannya terutama untuk surat resmi.
j Perhatikan
penulisan ejaan dalam kalimat surat.
Contoh alinea isi:
Berkenaan dengan hal tersebut, kami
mengharapkan Saudara agar menugasi Kasi Program Kegiatan, Kasubsi Program
Kegiatan Umum, dan Kepala Subsi Penilaian Perkembangan Masyarakat untuk
menghadiri rapat tersebut. Berhubung dengan hal tersebut, kami atas nama kepala
dan karyawan, mengucapkan terima kasih.
10. Alinea
Penutup. Alinea penutup berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun
ucapan selamat. Pada umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat.
Contoh kalimat penutup:
– Atas
bantuan Saudara, saya sampaikan banyak terima kasih.
– Atas
perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.
– Mudah-mudahan
bahan pertimbangan yang kami kemukakan di atas bermanfaat bagi Saudara.
Contoh kesalahan dalam alinea penutup:
– Atas
perhatiannya saya ucapkan terima kasih
– Saya
haturkan terima kasih atas perhatian Ibu.
11. Salam
penutup. Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya,
salam takzim, dan wasalam. Dalam surat dinas tidak digunakan salam penutup.
Hal penting yang harus diperhatikan
dalam penulisan salam penutup adalah:
– Huruf
awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
– Penulisan
salam penutup diakhiri tanda koma.
Contoh:
Hormat kami,…..
13. Pengiriman
Surat. Pengiriman surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/
penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian akhir surat
tersebut, dibubuhi tanda tangan.
Hal yang perlu diperhatikan:
a Pengiriman
surat hendaknya disertai identitas diri, misalnya: jabatan, nomor induk
pegawai, dan cap dinas/jabatan.
b Nama
pengirim tidak digarisbawahi, tidak pula berada di antara tanda kurung.
c Pada
akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
d Dalam
surat-surat tertentu, pengirim surat dapat mendelegasikan penandatanganan
suratnya itu kepada pejabat yang berada di bawahnya.
Singkatan a.n. bukan a/n merupakan
kepanjangan dari atas nama.
– Singkatan
ini digunakan pengirim jika ia menandatangani surat yang mengatasnamakan
pejabat lain, misalnya, atasan pengiriman surat.
– Surat
yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim
surat.
Contoh :
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
Wali Kelas X
Ttd
Farhan Dani, S.Pd.
Singkatan u.b. kepanjangan dari
beliau. Singkatan ini digunakan jika seorang pejabat mendapat pendelegasian
wewenang untuk menandatangani surat dari pejabat atasannya. Pejabat atasannya
itu sendiri berhak menandatangani surat dengan sebutan atas nama (a.n.) karena
ia pun menerima limpahan wewenang. Misalnya, jika kepala Sanggar Belajar Budi
Mulia melimpahkan wewenangnya kepada pembina Kesenian, maka Pembina Kesenian
dapat menandatangani surat tersebut dengan sebutan a.n. Kepala Sanggar Belajar
Budi Mulia. Pembina Kesenian dapat melimpahkan wewenangnya lagi kepada pihak
lainnya, misalnya Wali Kelas IA. Dalam hal inilah, Wali Kelas IA dapat
menandatangani surat dengan sebutan u.b.
Contoh :
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
Pembina Kesenian
u.b.
Wali Kelas X
ttd
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
Singkatan a.p. merupakan kepanjangan
dari atas nama perintah dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik.
Singkatan ini digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat
memberikan kuasa kepada bawahannya.
Contoh :
a.p. Kepala Biro Organisasi
Kepala Subbagian Tata Usaha
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
apb. (atas perintah beliau),
penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik. Singkatan ini
digunakan jika seorang menteri menguasakan penandatanganan surat kepada
bawahannya.
Contoh:
Menteri Pendidikan nasional
apb.
Kepala Biro Kepegawaian
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
plh. (pelaksana harian); penulisannya
dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik. Singkatan ini digunakan
jika pejabat yang berwewenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu
tertentu karena tugas, menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat
setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat.
Contoh :
plh. Kepala Biro Kepegawaian
Kepala Bagian Mutasi dan Promosi
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
wks.(wakil sementara); penulisannya
dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik. Singkatan ini digunakan
jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas,
untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat
dengan eselonnya.
Contoh :
wks. Kepala Biro Organisasi
Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
u.p. (untuk perhatian); penulisannya
dengan huruf kecil dan masing-masing huruf diakhiri titik. Singkatan ini
digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani
suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijaksanaan langsung
dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.
Contoh :
14. Tembusan
Surat
Tembusan dibuat jika isi surat
tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain, di samping pihak yang
ditujunya. Dengan demikian, pihak yang dituju akan mengetahui pula pihak-pihak
yang dikirimi surat itu. Tembusan hendaknya disusun berdasarkan urutan tingkat
atau hierarki, yakni dari tingkatan/hierarki teratas kepada yang terbawah. Hal
yang perlu diperhatikan adalah:
a Huruf
awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.
b Kata
tembusan tidak perlu diberi garis bawah.
c Tanda
titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu
d Penulisan
Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan
e Yang
diberi tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornya
f Kata
arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.
Contoh penulisan tembusan yang benar:
Tembusan:
– Kakanwil
Departemen Agama Provinsi Jawa Barat
– Kepala
Dinas Pendidikan Tanjung Pinang, Kepulauan Riau
15. Inisial.
Inisial gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat yang
bersangkutan. Pihak-pihak tertentu dapat menghubungi orang itu jika ada
kesalahan atau kekurangan-kekurangan pada surat tersebut.
C. Surat
dagang, surat perjanjian, dan surat kuasa
Penulisan surat dagang, surat
perjanjian, dan surat kuasa sesuai dengan struktur surat resmi. Surat resmi
adalah surat yang dikirimkan oleh kantor (pemerintahan/swasta), atau dikirimkan
oleh perseorangan kepada kantor atau sebaliknya. Karena sifatnya resmi maka
bahasa yang dipakai bersifat lugas dan seperlunya.
1. Surat
dagang
Surat dagang adalah surat yang
dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha/dagang,
seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa (misalnya, perusahaan angkutan,
perusahaan bangunan, perusahaan asuransi, dan perbankan). termasuk juga
koperasi, usaha kecil dan menengah, dan perusahaan Negara/swasta.
Ciri-ciri surat dagang, sebagaimana
surat resmi/dinas adalah sebagai berikut:
a dikeluarkan
oleh suatu instansi atau jawatan, badan, baik pemerintah maupun swasta;
b berisi
kepentingan bisnis, usaha, dan perdagangan sesuai dengan bidang usaha atau
tujuan badan tersebut;
c disusun
dengan menggunakan bahasa resmi (baku).
2. Surat
perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang
berisi kesepakatan antara dua pihak yang mengikatkan diri dalam perjanjian
mengenai suatu urusan jual beli, sewa-menyewa, pinjam-meminjam, kerja sama
mengerjakan projek tertentu, dan sebagainya.
Berdasarkan bidang kegiatan yang
memerlukan kesepakatan antara dua pihak dikenal dengan perjanjian sewa-menyewa,
perjanjian jual beli, perjanjian pinjam-meminjam, perjanjian kerja sama
kesepahaman , dan sebagainya.
Surat perjanjian dapat berupa
perincian pasal-pasal tetapi dapat juga berupa pernyataan biasa. Dalam surat
perjanjian diatur tentang hak dan kewajiban menyerahkan dan pihak lain berhak
menerima barang atau jasa. Dengan kata lain, ada pihak yang berkewajiban
membayar dan ada pihak yang menerima pembayaran sesuai dengan harga barang/jasa
yang telah disepakati.
3. Surat
kuasa
Surat kuasa adalah surat yang berisi
pemberian wewenang atas sesuatu atau untuk menentukan (memerintah, mewakili,
mengurus) sesuatu. Ciri penting yang menandai surat kuasa adalah adanya dua
pihak yang menandatangani surat itu: pihak satu (pertama) sebagai pemberi kuasa
dan satunya lagi (pihak kedua) sebagai penerima kuasa. Selain itu, surat kuasa
ditandai oleh pernyataan sebagai berikut.
– Saya
yang bertanda tangan di bawah ini …..memberikan kuasa kepada …. untuk ………………
Kalimat penutup yang sering digunakan
dalam surat kuasa adalah sebagai berikut.
– Surat
kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
– Surat
kuasa ini berlaku mulai tanggal…. dan diterbitkan untuk digunakan seperlunya
Contoh surat kuasa
D. Menulis
Surat Lamaran Pekerjaan
Pada pelajaran sebelumnya kamu telah
berlatih menulis surat dinas. Sebentar lagi kamu akan tamat SMA. Setelah lulus,
mungkin di antara kamu ada yang melanjutkan ke perguruan tinggi, ada pula yang
langsung ingin bekerja. Apabila ingin bekerja, seseorang harus melamar
pekerjaan dahulu ke perusahaan, instansi pemerintah, atau ke lembaga-lembaga
pendidikan.
Salah satu syarat yang harus dipenuhi
adalah membuat surat lamaran pekerjaan. Surat lamaran pekerjaan ialah permhnan
untuk memperleh suatu pekerjaan atau jabatan. Banyak yang tidak mendapatkan
pekerjaan, bukan karena tidak memiliki kemampuan, tetapi karena tidak mampu
menulis surat lamaran kerja dengan baik. Biasanya terdapat tiga hal yang
diperhatikan dalam menulis surat lamaran pekerjaan yakni identitas pelamar,
kualifikasi pelamar, dan data lengkap pelamar.
Unsur-unsur surat lamaran pekerjaan
sebagai berikut.
1. Tanggal
surat
2. Lampiran
3. Perihal
surat, alamat surat
4. Salam
pembuka
5. Isi
surat
6. Salam
penutup
Surat lamaran pekerjaan termasuk jenis
surat dinas karena disampaikan seseorang ke pihak lain yang berkaitan dengan
perusahaan atau lembaga-lembaga pemerintahan. Untuk itu, kamu harus mampu
membuat surat lamaran pekerjaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar