Perbedaan Arsip dan Kearsipan

A.    Arsip dan Kearsipan

1.     Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2.     Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3.     Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

B.    Jenis-jenis Arsip

1.     Jenis-jenis arsip berdasar frekuensi penggunaannya

a.     Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu:

1)    Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

2)    Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

b.     Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

2.     Jenis-jenis arsip berdasar medianya

a.     Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis kertas. Contohnya adalah: SK, sertifikat, piagam, dll

b.     Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya.

Arsip audio visual meliputi:

1)    arsip citra statis atau foto;

2)    arsip citra bergerak yaitu film, microfilm, video, dan video compact disc (VCD)/digital video disc (DVD)/liquid crystal display (LCD);

3)    Arsip rekaman suara yaitu kaset dan compact disc (CD);

4)    arsip kartografi/peta dan kearsitekturan/gambar konstruksi bangunan; dan

5)    media lain sesuai dengan perkembangan teknologi penciptaannya.

c.     Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer.

Penciptaan arsip elektronik dapat berasal dari hasil alih-media, naskah dinas elektronik (E-mail), website internet, basis data, dokumen multimedia, dan lain- lain.

C.    Azas Penyelenggaraan Kearsipan

Di antara aza-azas penyelenggaraan kearsipan adalah sebagai berikut:

1.       kepastian hukum;

2.       keautentikan dan keterpercayaan;

3.       keutuhan;

4.       asal usul (principle of provenance);

5.       aturan asli (principle of original order);

6.       keamanan dan keselamatan;

7.       keprofesionalan;

8.       keresponsifan;

9.       keantisipatifan;

10.    kepartisipatifan;

11.    akuntabilitas;

12.    kemanfaatan;

13.    aksesibilitas; dan

14.    kepentingan umum.

D.    Peran arsip bagi organisasi:

1.     Bahan perencanaan

Setiap organisasi membutuhkan perencanaan, baik dalam hal tata kerja, keuangan, staffing, maupun hal-hal lainnya. Sebagai contoh arsip sebagai perencanaan adalah proposal dan laporan hasil kerja. Proposal dan laporan hasil kerja suatu periode dapat digunakan sebagai acuan program kerja periode berikutnya.

2.     Penyelamatan aset  

Arsip dapat digunakan sebagai penyelamat aset suatu organisasi. Dengan adanya arsip kepemilikan, maka aset organisasi dapat diselamatkan. Sebagai contoh adalah keberadaan sertifikat kepemilikan dan surat dan warkat lainnya.

3.     Perlindungan Hak atas Kekayaan Intelektual

          Kekayaan intelektual merupakan hal yang harus dipertahankan agar tidak diklaim oleh pihak lain. Sebagai contoh arsip ini adalah sertifikat hak cipta suatu produk.

4.     Penyelesaian sengketa/kasus

          Banyak sengketa tanah atau gedung terjadi karena pihak-pihak yang bersangkutan merasa memiliki sesuatu yang sama. Di mata hukum, pihak yang memiliki bukti lah yang dapat memperoleh hak-haknya.

5.     Perlindungan wilayah

          Wilayah kekuasaan suatu institusi sering kali menjadi perebutan dengan institusi lain. Hal ini karena organisasi tidak mampu menunjukkan warkat yang merupakan bukti kepemilikan wilayah tersebut.

6.     Membangun citra

Untuk mempromosikan sesuatu, sebuah organisasi tidak selalu harus menunjukkannya dengan kata-kata. Sebuah organisasi cukup menunjukkan arsip foto atau sertifikat penghargaan yang dimilikinya. Sebagai contoh: jika suatu sekolah ingin menunjukkan lingkungan belajar yang bersih dalam brosur bagi calon mahasiswa, maka sekolah itu tidak harus menuliskan kata-kata, namun cukup melampirkan kondisi lingkungan sekolah dengan foto. Foto dapat menggambarkan kondisi yang lebih lengkap daripada kata-kata.

7.     Menanamkan nilai

Generasi suatu organisasi selalu berlanjut dan berganti. Untuk menanamkan nilai pada generasi baru, maka sebuah organisasi dapat menunjukkannya dengan naskah-naskah keberhasilan di masa lalu. Sebagai contoh: Suatu perguruan tinggi dapat menunjukkan foto-foto KKN di masa lalu yang luar biasa, sehingga mahasiswa yang akan melaksanakan KKN sekarang mempunyai gambaran tentang keberhasilan di masa lampau.

8.     Bahan pengambilan keputusan

Ada kalanya suatu keputusan membutuhkan berbagai pertimbangan. Dalam hal ini, arsip dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.

E.     Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

Lembaga Kearsipan di Indonesia meliputi:

1.     Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

2.     Arsip daerah provinsi

3.     Arsip daerah kabupaten/kota

4.     Arsip perguruan tinggi

Daftar Referensi

1.       UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2.       Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan

3.       Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta

4.       Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas

5.       Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

6.       PP No 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

Pengelolaan Arsip Dinamis

Seperti telah dijelaskan di awal bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

A.      Ruang Lingkup Pengelolaan

 Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:

1.     andal;

2.     sistematis;

3.     utuh;

4.     menyeluruh; dan

5.     sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

1.     penciptaan arsip;

2.     penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan

3.     penyusutan arsip.

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

(5) Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

B.    PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

Pengelolaan arsip aktif meliputi pengaturan tentang:

1.     pemberkasan;

Pemberkasan dilakukan berdasarkan sistem subjek. Sistem subjek merupakan pengelompokan arsip yang didasarkan atas subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek.

Pengaturan dalam setiap subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek dapat dilakukan menggunakan urutan abjad, tanggal, nomor, dan wilayah. Pemberkasan sistem subjek dilaksanakan berdasarkan pola klasifikasi arsip.

Pemberkasan arsip dilaksanakan dengan tahapan:

a. pemeriksaan; yaitu untuk mengetahui kelengkapan, kondisi fisik arsip, dan keterkaitan dengan arsip lain. Berkas yang tidak lengkap, rusak, atau tidak dalam satu kesatuan perlu dilengkapi, diperbaiki, atau digabungkan dengan berkas lain yang sudah tersimpan.

b. penyortiran; Penyortiran dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain.

c. penentuan indeks; Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan subjek atau masalah.

d. penentuan kode; Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek yang berupa gabungan huruf dan angka.

e. pembuatan label; Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map, dan peralatan penyimpan arsip lainnya dilaksanakan secara konsisten.

f. pembuatan tunjuk silang; Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi.

g. penempatan arsip. Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya.

2.       penyimpanan dan pemeliharaan; Penyimpanan dan pemeliharaan arsip aktif oleh tata usaha unit pengolah dilaksanakan dalam file kabinet, lemari arsip, atau sarana lainnya pada pusat berkas (sentral file). Setiap pimpinan unit kerja dan pegawai wajib menyerahkan arsip aktif kepada tata usaha unit pengolah untuk dikelola di pusat berkas (sentral file).

3.       penggunaan dan layanan. Penggunaan arsip aktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas. Waktu pinjam/penggunaan arsip paling lama 5 (lima) hari kerja.

Prosedur layanan arsip dilakukan dengan tahapan:

1.     permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;

2.     pencarian arsip di lokasi simpan;

3.     penggunaan tanda keluar;

4.     pencatatan;

5.     pengambilan atau pengiriman;

6.     pengendalian;

7.     pengembalian; dan

8.     penyimpanan kembali.

C.    PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Pengelolaan arsip inaktif meliputi pengaturan pusat arsip, deskripsi dan penataan, pemeliharaan, dan pelayanan. Arsip Inaktif disimpan di Records Center (Pusat Arsip organisasi).

 Arsip inaktif di pusat arsip dideskripsikan dan diolah untuk menghasilkan daftar arsip inaktif yang disimpan.

Daftar arsip inaktif disesuaikan dengan sistem dan pola penataan arsip inaktif.

Pola penataan arsip inaktif dilaksanakan sesuai dengan pola penataan aslinya (original order) di dalam boks arsip yang standar. Pola penataan arsip inaktif dalam boks arsip dilaksanakan berdasarkan asal unit kerja pencipta arsip dan nomor urut boks arsip.

 Pemeliharaan arsip inaktif pada pusat arsip dilaksanakan untuk menjamin arsip dapat digunakan dalam jangka waktu sesuai dengan jadwal retensi arsip. Pemeliharaan arsip inaktif dilaksanakan dengan cara menjaga kebersihan, keamanan, dan kelestarian arsip.

Ruangan arsip dalam jangka waktu tertentu dilaksanakan penyucihamaan atau fumigasi untuk menjamin arsip tidak terserang jamur, serangga dan hama penyakit. Penggunaan arsip inaktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas.

Waktu pinjam/penggunaan arsip inaktif paling lama 5 (lima) hari kerja.

Prosedur layanan arsip inaktif dilakukan dengan tahapan:

1.       permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;

2.       pencarian arsip di lokasi simpan;

3.       penggunaan tanda keluar;

4.       pencatatan;

5.       pengambilan atau pengiriman;

6.       pengendalian;

7.       pengembalian; dan

8.       penyimpanan kembali.

Daftar Referensi

1.       UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2.       Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan

3.       Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta

4.       Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas

5.       Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

6.       PP No 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

Pengelolaan Arsip Statis

A.    Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan ataspelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.

B.    Pengelolaan Asip Statis

Pengelolaan arsip statis meliputi :

1.     pengumpulan;

Pengumpulan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan :

a. penilaian;

b. penataan;

c. pembuatan daftar arsip statis.

Pimpinan lembaga kearsipan melakukan penilaian terhadap arsip statis yang diserahkan dari lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah baik pusat maupun daerah, perguruan tinggi, dan/atau yang diperoleh dari badan-badan swasta dan/atau perorangan.

Penilaian dilakukan terhadapkelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis bagi bukti pertanggungjawaban nasional.

2.   penyimpanan;

Penyimpanan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis.

3.   perawatan;

Perawatan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan.

Perawatan arsip statis melalui kegiatan pencegahan ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung dalam arsip statis.

Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi. ditujukan terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.

Kegiatan pencegahan dilakukan dengan :

a. menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis;

b. mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis;

c. mensterilkan dari perusak arsip;

d. merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis;

e. menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis;

f. mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala;

g. kegiatan lain yang diperlukan.

Kegiatan restorasi dilakukan dengan :

a. mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis;

b. menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan;

c. melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai

dengan metode dan rangkaian tindakan perbaikan

4.  penyelamatan;

Penyelamatan arsip statis dilaksanakan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi

yang dikandung dalam arsip statis.

5.  penggunaan;

Arsip statis digunakan untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, enelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi.

6.       pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis, meliputi bidang :

a. arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya;

b. sumber daya manusia kearsipan;

c. sarana dan prasarana kearsipan.

Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui :

a. bimbingan;

b. konsultasi;

c. penyuluhan;

d. supervisi dan pemantauan;

e. pendidikan dan pelatihan;

f. kegiatan lain dalam rangka pembinaan.

Daftar Referensi

1.       UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2.       Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan

3.       Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta

4.       Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas

5.       Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

6.       PP No 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

Mengenal Sarana Simpan Arsip

 1.       Map gantung, adalah map yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif. Arsip dinamis aktif adalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 

Disebut map gantung karena pada kedua ujung map terdapat alat untuk menggantungkan map pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung sering disebut dengan hanging map. Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuran folio.  

Map gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi sebagai penunjuk isi berkas. Tab ini dapat digeser ke kiri dan ke kanan sesuai dengan kebutuhan.

Di dunia kearsipan, pada umumnya map gantung berwarna hijau tua. Namun demikian, terdapat warna lain, seperti merah dan biru, serta warna-warna lainnya.

. 

2. Filing cabinet, adalah semacam almari bersusun. Filing cabinet terdiri atas laci-laci. Pada ujung atas laci tersebut terdapat hanger atau penggantung untuk menggantungkan map gantung. Pada umumnya filing cabinet terbuat dari bahan metal

 

1.   3.  Guide, adalah alat penunjuk dari masing-masing sub pola klasifikasi arsip. Guide juga dapat digunakan sebagai penyekat antara arsip dalam satu folder. Guide dilengkapi dengan tab, sehingga memudahkan dalam membaca judul naskah yang terdapat di dalam folder.

Pada umumnya guide digunakan untuk penyimpanan arsip statis, namun banyak kalangan juga menggunakannya untuk pengelolaan arsip dinamis.

1.   4. Folder, adalah alat untuk mengelompokkan arsip sesuai pola klasifikasi yang digunakan. Folder terbuat dari kertas. Folder digunakan untuk menyimpan arsip, yang kemudian folder tersebut dimasukkan ke dalam boks arsip. Dalam satu folder dapat diisi dengan beberapa sub pola klasifikasi, yang dipisahkan dengan guide. 

B   5. Boks arsip, adalah kotak tempat menyimpan arsip inaktif dan arsip statis. Boks terbuat dari bahan kertas kantor. Boks berbentuki balok dan dirancang sedemikian rupa sehingga dalam merangkai boks tidak memerlukan perekat (lem). Boks arsip digunaka untuk menyimpan berkas ukuran kertas folio. 

1.      6. Roll O Pact, adalah sarana penyimpanan arsip statis berbahan metal. Alat ini terdiri dari almari-almari berjajar yang dapat digeser. Untuk menggeser almari, pada bagian bawahnya terdapat lintasan rel.  

Roll o pact berukuran besar dan harganya relative mahal. Pada umumnya, satu buah roll o pact mampu menampung 150 boks arsip. Alat ini banyak diminati karena selain mampu menampung banyak boks, alat ini juga hemat tempat atau ruang karena dapat disatukan dan dapat digeser dengan mudah. Selain itu, alat ini memiliki daya tahan cukup lama dan mudah dibersihkan.