Surat Niaga

Di artikel lainnya kita sudah membahas tentang surat bisnis, surat permintaan penawaran, dan berbagai jenis surat lainnya. Satu lagi yang akan saya tambahkan di dalam koleksi artikel tentang surat yang saya buat ini adalah surat niaga.

Mungkin sebagian besar dari kita tidak banyak mengetahui tentang surat yang satu ini dan apa fungsinya. Surat Niaga adalah surat resmi yang isinya berupa tawaran, jual-beli yang berhubungan dengan barang/jasa yang biasanya dipakai dalam perdagangan dan perniagaan. Surat ini berguna untuk membangun kerja sama dengan pihak lain.

Ada beberapa jenis dari surat niaga, dan saya akan menjabarkanya secara singkat di bawah ini.

Jenis – Jenis Surat Niaga

1.  Surat Perkenalan

Surat ini dikirim oleh penjual ke calon pembeli yang fungsinya untuk memperkenalkan diri dan produk yang akan dijual nya.

2.  Surat Permintaan Penawaran

Seperti yang sudah saya tulis sebelumnya. Surat ini dikirimkan oleh calon pembeli ke penjual, dimana isi surat nya calon pembeli meminta penjual untuk memberikan surat penawaran tentang suatu produk yang ditawarkannya. Biasanya calon pembeli akan meminta nam produk, harga, cara pembayaran (tunai atau memakai jangka waktu) dan lama penyerahan barang.

3.  Surat Penawaran

Surat Penawaran merupakan surat balasan dari surat permintaan penawaran. Yang isi nya menyampaikan inormasi tentang segala produk yang calon pembeli inginkan seperti merek produk, harga, kualitas, cara pembayaran, pengiriman barang dan lain-lain.

4.  Surat Pesanan

Kalau kita sudah membuat surat penawaran, maka kita akan menunggu balasan  dari sang pembeli, jika sang pembeli ingin memesan suatu produk ke pada si penjual, maka pembeli akan mengeluarkan Surat pesanan. Surat ini berisi nama dan jenis barang yang dipesan berikut harganya atau disertai dengan cara pembayaran yang diinginkan.  Bila si pembeli melakukan pembayaran melalui bank, maka copy bukti pengiriman/transfer harus dilampirkan.

5.  Surat pemberitahuan pengiriman barang.

Jika penjual menyetujui surat pesanan tersebut, maka penjual akan mengirimkan surat pemberitahuan pengiriman barang, ini berguna agar pembeli tau kalau barang yang di inginkannya telah diproses dan dalam sedang perjalanan. Biasanya surat seperti ini dibuat dalam pengiriman barang secara partai besar dan jauh.

6.  Surat Pengaduan

Surat yang dibuat oleh pembeli ini terjadi karena adanya masalah dengan produk yang diterimanya. Masalah tersebut terjadi karena produk yang dipesan tidak sesuai dengan barang yang diterima.

7.  Surat Jawaban Pengaduan

Ketika penjual telah menerima surat pengaduan, maka penjual harus segera mengambil tindakan dengan menjawab surat tersebut dan meminta maaf dan meyakinkan pembeli kalau kejadian seperti itu tidak akan terulang lagi.

Dalam menulis surat Niaga ada juga hal-hal yang harus kita perhatikan, antara lain seperti:

• Menetapkan tujuan
• Menetapkan isi surat
• Nama dan jenis barang
• Merk dan kualitas barang
• Banyak barang yang ditawar
• Penetapan tata urutan isi surat
• Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu persatu
• Hindari penggunaan singkatan

Di atas telah kita ketahui beberapa jenis dari surat niaga dan beberapa hal yang harus diperhatikan ketika kita menulis surat niaga, untuk lebih jelas nya saya akan memberikan contoh dari surat niaga.

Contoh Surat Niaga

---

LOGO DAN KOP SURAT

---

No : 047/CV-PE/XI/2012                                                         Jakarta, 24 November 2013

Hal : Pemberitahuan Keterlambatan Pengiriman Barang

Kepada Yth,  :
Purchasing Department
PT. Karya Bakti
Jl. K.L. Yos Sudarso No. 285
Makassar

Menunjuk Purchase Order No. KB-256842 atas pesanan 15 (lima belas) Unit Komputer dan 10 (sepuluh) unit Printer, kami ingin memberitahukan bahwa pesanan untuk kedua barang tersebut di atas sudah kami kirimkan ke PT. Karya Bakti via “Pengangkutan Sedang Maju” pada tanggal 20 November 2012. Namun, karena prosedur pengiriman barang di “Pengangkutan Sedang Maju” adalah harus menunggu muat barang penuh dan baru dapat berangkat, maka barang yang kami kirimkan juga harus menunggu untuk dikirimkan. Dan diestimasikan jurusan Jakarta – Makasar dapat berangkat pada tanggal 23 November 2012.

Sehubungan dengan deadline penyerahan barang yang tercantum pada Purchase Order tertanggal 25 November 2012, kami minta persetujuan dari Bapak/Ibu untuk memberikan perpanjangan waktu penyerahan barang sampai dengan 02 Desember 2012.

Demikianlah kami sampaikan, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami

Sujono Irawan
CV. Panca Elektrik