Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok
orang yang ingin mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja
dengan kepentingan dinas maupun pribadi.Tamu kantor adalah seseorang atau
kelompok yang datang ke suatu perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu
tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu
yang akan bertemu dengan pimpinan, mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai
menerima kedatangan tamu di kantor. Dalam menerima tamu, ada aturan dan etiket
yang harus diketahui, untuk menciptakan suasana aman dan nyaman kepada tamu dan
menimbulkan kesan baik ketika melakukan kerja sama.
Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya
ingin bertemu langsung dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa
sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan
kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak mau perduli
apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus
bertemu.
Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian,
sekretaris melayani dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian
yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat, dari
instansi mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk kepentingan apa.
Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan.
Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu
tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani
dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.
Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan.
Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa.
Namun demikian tak jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta
untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang
yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar. Seringkali
mereka sendiri menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas
dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu
perusahaan ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan menemui
kesulitan. Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan
mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai sekretaris perlu mengatur
taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka ragam perilakunya.
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah.
Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan
pimpinan dan sebagainya. Umumnya pembelian barang di tangani oleh bagian
penjualan atau pemasaran. Untuk hal tersebut bawalah tamu kebagian pembelian.
Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan minuman kepada tamu yang
demikian.
2.2.4.1 Yang
bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena
sifat bekerja rutin kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan
informasi. Akan lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan,
mungkin oimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu hal yang penting
mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin sekedar bertemu dan bersalaman
sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang karena di perhatikan. Hal
ini akan membawa dampak positif dikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada
kepentingan perusahaan.
2.2.4.2 Yang
bersifat kunjungan khusus.
Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini
dalam bentuk rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin
berupa kunjungan resmi dalam rangka peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan
mereka atas dasar undangan perusahaan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak
harus menyambut sendiri. Bahkan harus sudah siap di pinti masuk dalam pakaian
lengkap artinya pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari
kendaraan. Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar
segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil dan minuman
bahkan kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di
berikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi semua anggota rombongan
perlu di beri .Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka
sekretaris harus secepatnya pesan(booking) hotel. Untuk tamu-tamu khusus
pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi sesuatu
di luar dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.
2.2.4.3
Tamu-tamu teman pimpinan
Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh
temanya atau kanalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin
juga teman sekolah dulu.Dalam hal ini sekretaris harus cukup menegenal
tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah cukup kenal baik denghan pimpinan
tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu
tersebut boleh menemui sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus
manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan. Yang perlu
diperhatikan adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan
ataukah sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting.
Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu
dengan pimpinan. Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas
sekretaris adalah sebagai penghubung para tamu yang datang. Tugas pelayanan
penerima tamu bagi seorang sekretaris adalah untuk membantu pimpinan dalam
menggunakan waktu secara efektif dan efisien.
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara
bos dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan bos. Mulai dari membuat janji,
konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu bos di kantor. Tetapi sebagai
sekretaris, anda nggak bisa asal menerima tamu begitu saja. Ada etika dan
aturan tersendiri dalam menerima tamu.
Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh
sekretaris dalam menerima tamu bos di kantor:
A. Menyambut, menerima dan mempersilahkan
tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda
tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya.
Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah tetapi
tetap memberi kesan serius dan berwibawa.
B. Basa-basi dengan tamu boleh saja
tapi jangan biarkan tamu berbicara ‘melantur’. Jika pembicaraan tamu mulai
melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah namun
bijak.
C. Bila tamu ingin bertemu dengan
bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku
tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa juga bicarakan
secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian sampaikan padanya
untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.
D. Bila bos ada di tempat, tamu
dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada
janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada bos.
E. Saat anda meninggalkan tamu, tamu
dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat
kabar atau majalah.
F. Setelah itu hubungi bos
anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan identitas dan
keperluannya. Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal, anda
harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda
harus menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga maupun
kewibawaan bos.
G. Jika bos bersedia menemui tamu,
antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu. Jangan biarkan tamu
mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya
ia belum ‘familiar’ dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke
kantor anda.
Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu
seringkali mencerminkan ‘image’ perusahaan dan mencerminkan profesionalisme
anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu,
klien atau orang-orang dari lembaga lain yang berkepentingan dengan perusahaan.
Bertamu adalah seseorang yang berkunjung dan menyengaja
datang ketempat yang dituju dengan maksud dan tujuan tertentu, tergantung orang
yang akan detemui dan orang yangAmenenui.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila kita akan berkunjung ke kantor :
Beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila kita akan berkunjung ke kantor :
A. Sebelum kita berkunjung ke kantor, ada baiknya
kita membuat janji dengan pihak yang akan kita datangi terlebih dahulu agar
pihak yang akan kita datangi dapat mempersiapkan diri, baik untuk mengatur
jadwal maupun untuk mempersiapkan materi pembicaraan.
B. Saat kita berkunjung ke kantor,
sebaiknya kita lebih memperhatikan cara kita berpenampilan. Adapun hal-hal yang
perlu diperhatikan adalah :
a) Menggunakan
kemeja, bersepatu, dan menggunakan celana bukan jeans.
b) Menggunakan
pakaian yang cocok dengan suasana.
c) Pakaian
harus bersih, rapi, wangi, menarik, dan sopan.
Penampilan yang baik dan sopan merupakan suatu ungkapan
penghormatan kita kepada pihak yang akan kita temui.
C. Pada saat berkunjung ke kantor,
ada baiknya kita memperhatikan etiket waktu. Sebaiknya hadir tepat waktu sesuai
dengan janji yang telah disepakati dan mempergunakan waktu berkunjung dengan
efektif sesuai kebutuhan. Kita juga perlu memperhatikan jam istirahat kantor,
jadi sebaiknya kita jangan berkunjung pada jam istirahat kantor.
D. Saat kita berkunjung ke kantor,
sebaiknya kita memperhatikan parkiran kendaraan. Jangan parkir di sembarangan
tempat.
E. Saat ingin berkunjung ke kantor,
ada baiknya kita melapor kepada petugas, sesuai dengan aturan dan petunjuk yang
ada di kantor tersebut.
F. Saat menjumpai siapa saja
di kantor, ada baiknya kita memberi hormat dengan menyapa dan tersenyum serta
bersikap sopan. Hal ini kita lakukan agar kehadiran kita dapat diterima dengan
baik.
G. Sebaiknya kita ungkapkan dengan jelas
identitas diri dan maksud kedatangan. Ucapkan salam dengan sopan kepada orang
yang menerima kita.
H. Jika kita harus antre, jangan sekali-kali
mendahului tamu lain yang sudah duluan datang dan membuat janji. Perbuatan itu
mencerminkan sikap tidak sopan dan tidak sabaran dan dapat memicu keributan.
I. Beberapa hal yang
perlu diperhatikan saat berbicara dengan orang pada saat kita berkunjung ke
kantor :
a) Jangan
menggerakkan kedua tangan saat berbicara.
b) Kedua
mata memperhatikan orang yang sedang berbicara.
c) Menjaga
tutur kata dan emosi.
d) Tidak
memotong pembicaraan.
e) Volume
suara diatur.
f) Hindari
ungkapan-ungkapan yang bernada sombong atau meremehkan orang yang menerima
kita.
g) Bila kita
datang untuk complaint, sebaiknya tidak perlu marah-marah cukup tegas tetapi
sopan.
h) Hindari perdebatan,
percekcokan/pertengkaran dengan alasan apapun.
J. Saat kita berada didalam ruangan, ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan :
a) Jangan
sembarangan duduk saat belum dipersilahkan untuk duduk.
b) Ucapkan
terima kasih, setelah dipersilahkan duduk.
c) Posisi
tubuh tegak.
d) Tidak
boleh terlihat loyo/tidak bersemangat.
e) Jika
disediakan minuman atau makanan kecil, jangan terburu-buru diminun atau
disantap.
f) Jagalah
selalu kebersihan di dalam ruangan dengan tidak meninggalkan sampah dalam
bentuk apapun, dan hal ini juga penting diterapkan dimana saja kita berada.
Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam
menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan
suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman
dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja,
tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya
suatu urusan seperti rapat atau lainnya.
Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan
yang baik dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor
kita, tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik. Agar tamu
terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah etika menerima tamu
dalam kantor
a. Sambut Dengan Tulus
a) Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan
bersemangat secara tulus, buang semua kepura – puraan, karena umumnya tamu akan
mengetahui jika kita hanya berpura – pura tulus.
b) Jika kita berada di ruang tertutup,
beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai
tanda penghormatan kita terhadap tamu yang datang berkunjung.
c) Sebenarnya tak salah jika kita menerima
tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri
kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.
b. Cara Duduk
a) Jika di kantor tersedia ruangan khusus
untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan
mempersilahkan duduk.
b) Jika kita menerima di kursi atau sofa
panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan
identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.
c. Janji Temu
a) Namun jika kita sudah mengetahui
identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka tak perlu lagi menanyakan
hal tersebut.
b) Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita
sudah menunggu kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang
dituju.
c) Bila posisi kita adalah sekretaris atau
asisten pimpinan, sebaiknya hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum
mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk
menerima tamu.
d) Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan
kita memiliki beberapa pekerjaan yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan
sopan.
d. Perlakuan Baik
a) Perlakukan tamu dengan baik, bahkan
jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan
complaint terhadap perusahaan kita.
b) Jika tamu diharuskan menunggu, bila
kondisinya memungkinkab, berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir
kopi atau makanan ringan.
e. Mengantar Tamu
Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena
sudah berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke
pintu keluar.
Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang
silih berganti ke kantor. Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini.
Yang menambah kesal, terkadang orang -orang yang berkunjung ke kantor itu
adalah orang yang tidak kita harapkan atau tidak memiliki urusan yang penting.
Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak diundang dan
bagaimana cara menghadapinya :
a. Titip Pesan Pada
Orang Lain
Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau
resepsionis bahwa Anda tidak pernah mau menerima tamu yang datang tanpa
perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka bahwa setiap tamu yang
datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya, keperluannya apa,
dan sebagainya.
b. Selesaikan Via Telepon
Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon.
Ya, selesaikan saja lewat alat komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia
tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu kerja pun tidak akan jadi
terbuang.
c. Keluarkan Lewat
Bahasa Tubuh
Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan
tertentu. Misalnya ketika Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa
menunjukan keengganan itu dengan tidak menawarkannya duduk atau menawarkan
segelas air minum. Melirik arloji atau mencoba menekan-nekan nomor ponsel juga
bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar waktu.
d. Berbohong Demi Kebaikan
Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk
tetap tinggal Katakan saja bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan
harus segera mempersiapkan bahan-bahannya. Apa boleh buat, toh Anda juga sudah
tidak merasa nyaman didekatnya bukan?
e. Jangan Ajak ke
Ruangan
Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu
di di lobby atau ruang resepsionist, maka mau tidak mau anda harus
'meladeninya'. Nah, cara meladeninya juga harus dengan sikap yang tegas.
Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi
berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda.
Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak
dibolehkan. Akan tetapi dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat penting
untuk menangani tamu yang memang sudah tidak bisa ditolelir lagi dalam
berkunjung atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu bisa menjadi
alternatif yang efektif asalkan penggunaan dan cara penyampaianya tidak
melanggar etika kesopanan dan etika komunikasi.
Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir
penerimaan dan panggilan telepon, informasi tentang tamu yang datang harus di
catat lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya. Secata garis
besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke
perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di
tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar