Pengelolaan Arsip Dinamis

Seperti telah dijelaskan di awal bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

A.      Ruang Lingkup Pengelolaan

 Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:

1.     andal;

2.     sistematis;

3.     utuh;

4.     menyeluruh; dan

5.     sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

1.     penciptaan arsip;

2.     penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan

3.     penyusutan arsip.

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

(5) Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

B.    PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

Pengelolaan arsip aktif meliputi pengaturan tentang:

1.     pemberkasan;

Pemberkasan dilakukan berdasarkan sistem subjek. Sistem subjek merupakan pengelompokan arsip yang didasarkan atas subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek.

Pengaturan dalam setiap subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek dapat dilakukan menggunakan urutan abjad, tanggal, nomor, dan wilayah. Pemberkasan sistem subjek dilaksanakan berdasarkan pola klasifikasi arsip.

Pemberkasan arsip dilaksanakan dengan tahapan:

a. pemeriksaan; yaitu untuk mengetahui kelengkapan, kondisi fisik arsip, dan keterkaitan dengan arsip lain. Berkas yang tidak lengkap, rusak, atau tidak dalam satu kesatuan perlu dilengkapi, diperbaiki, atau digabungkan dengan berkas lain yang sudah tersimpan.

b. penyortiran; Penyortiran dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain.

c. penentuan indeks; Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan subjek atau masalah.

d. penentuan kode; Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek yang berupa gabungan huruf dan angka.

e. pembuatan label; Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map, dan peralatan penyimpan arsip lainnya dilaksanakan secara konsisten.

f. pembuatan tunjuk silang; Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi.

g. penempatan arsip. Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya.

2.       penyimpanan dan pemeliharaan; Penyimpanan dan pemeliharaan arsip aktif oleh tata usaha unit pengolah dilaksanakan dalam file kabinet, lemari arsip, atau sarana lainnya pada pusat berkas (sentral file). Setiap pimpinan unit kerja dan pegawai wajib menyerahkan arsip aktif kepada tata usaha unit pengolah untuk dikelola di pusat berkas (sentral file).

3.       penggunaan dan layanan. Penggunaan arsip aktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas. Waktu pinjam/penggunaan arsip paling lama 5 (lima) hari kerja.

Prosedur layanan arsip dilakukan dengan tahapan:

1.     permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;

2.     pencarian arsip di lokasi simpan;

3.     penggunaan tanda keluar;

4.     pencatatan;

5.     pengambilan atau pengiriman;

6.     pengendalian;

7.     pengembalian; dan

8.     penyimpanan kembali.

C.    PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Pengelolaan arsip inaktif meliputi pengaturan pusat arsip, deskripsi dan penataan, pemeliharaan, dan pelayanan. Arsip Inaktif disimpan di Records Center (Pusat Arsip organisasi).

 Arsip inaktif di pusat arsip dideskripsikan dan diolah untuk menghasilkan daftar arsip inaktif yang disimpan.

Daftar arsip inaktif disesuaikan dengan sistem dan pola penataan arsip inaktif.

Pola penataan arsip inaktif dilaksanakan sesuai dengan pola penataan aslinya (original order) di dalam boks arsip yang standar. Pola penataan arsip inaktif dalam boks arsip dilaksanakan berdasarkan asal unit kerja pencipta arsip dan nomor urut boks arsip.

 Pemeliharaan arsip inaktif pada pusat arsip dilaksanakan untuk menjamin arsip dapat digunakan dalam jangka waktu sesuai dengan jadwal retensi arsip. Pemeliharaan arsip inaktif dilaksanakan dengan cara menjaga kebersihan, keamanan, dan kelestarian arsip.

Ruangan arsip dalam jangka waktu tertentu dilaksanakan penyucihamaan atau fumigasi untuk menjamin arsip tidak terserang jamur, serangga dan hama penyakit. Penggunaan arsip inaktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas.

Waktu pinjam/penggunaan arsip inaktif paling lama 5 (lima) hari kerja.

Prosedur layanan arsip inaktif dilakukan dengan tahapan:

1.       permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;

2.       pencarian arsip di lokasi simpan;

3.       penggunaan tanda keluar;

4.       pencatatan;

5.       pengambilan atau pengiriman;

6.       pengendalian;

7.       pengembalian; dan

8.       penyimpanan kembali.

Daftar Referensi

1.       UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2.       Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan

3.       Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta

4.       Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas

5.       Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

6.       PP No 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip