SYARAT MENJADI RESEPSIONIS YANG BAIK

Banyak orang menganggap enteng profesi resepsionis. Bagi mereka resepsionis tidak lebih dari “ penerima telp “ yang tugasnya hanya menyambung – nyambungkan telp, baik dari dalam kantor maupun dari luar kantor demi lancarnya komunikasi para karyawan dengan relasi atau customernya. Anggapan ini sebenarnya tidak salah, tetapi kurang tepat. Bagaimanapun dewasa ini resepsionis bukan lagi sebagai penerima telp, tetapi merupakan “ pintu gerbang “ dan representasi dari sebuah perusahaan. Sebenarnya profesi resepsionis itu bisa dikatakan gampang – gampang susah, karena dia dianggap sebagai pintu gerbang sebuah perusahaan atau dengan kata lain juga sebagai cerminan dari kredibilitas perusahaan. Maka selain berwajah cantik tentunya juga harus menghapal semua karyawan yang ada diperusahaan mengenai bagian apanya atau si “ A “ divisi nya apa, karena itu juga nantinya yang akan ditanyakan apabila ada klien, atau tamu yang datang dan mencari sesorang tentunya yang ditanyakan adalah nama karyawan dari bagian atau divisi apa. Selanjutnya peran dan tanggung jawab resepsionis sebenarnya cukup berat. Sebagai pintu gerbang sebuah perusahaan, peran resepsionis ikut menentukan kredibilitas perusahaan. Resepsionis harus mampu mengerjakan tugas adminintrasi yaitu mendata siapa saja tamu yang dan akan datang ke perusahaan. Dia juga harus ramah dan supel sehingga mampu berkomunikasi dengan semua orang, baik di lingkungan internal perusahaan maupun dengan orang luar. Karena setiap tamu yang datang setelah bertemu dengan security tentunya untuk bisa bertemu dengan orang yang akan dituju pasti akan berhadapan dengan resepsionis. Dengan serangkaian tugas yang cukup kompleks ini, profesi resepsionis semakin penting saja dalam dunia bisnis saat ini. Perusahaan pun tidak segan untuk memberikan gaji yang cukup besar bagi Resepsionisnya. Itulah mengapa profesi resepsionis kini menjadi salah satu profesi yang diidamkan kaum wanita. Lalu seperti apakah gambaran resepsionis yang ideal di era globalisasi saat ini ? Nah, kita lihat contekan berikut ini : 

 1. Tampilkan Citra Perusahaan Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi, karena resepsionis adalah pintu gerbang perusahaan, maka resepsionis juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik. 

2. Baik dan Bertanggung Jawab Resepsionis juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos, tapi juga harus baik kepada kawan sekantor dan relasi.
 3. Tahu Teknologi Resepsionis bukan hanya penerima telp, tapi seorang resepsionis juga harus up to date terhadap kemajuan teknologi, misalnya teknologi informasi, seperti sekarang yang sedang ramai digunakan orang dalam menjalin relasi yaitu facebook.
 4. Harus Bisa Bahasa Asing Menguasai bahasa Asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang resepsionis. Mengingat relasi perusahaan tidak hanya lokal bahkan terkadang juga dari luar negeri. 

5. Mempunyai Etika yang Baik Seorang resepsionis juga harus memiliki etika yang baik, yaitu dalam hal menyambut tamu yang datang ke kantor, memberi senyum, salam, dan sapa yang baik, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan Citra Perusahaan. 

Itulah sedikit ulasan bagaimana menjadi resepsionis yang ideal. Ada sedikit cerita seseorang yang berhasil menjadi Direktur Utama sebuah bank, yang mengawali kariernya dari profesi resepsionis. Saya ambil contoh, karier dari seorang bankir senior yaitu Winny Erwindia Hassan yang mengawali kariernya menjadi seorang resepsionis di bank Niaga pada tahun 1974.Berbekal keuletan dan kerajinannya, beliau mampu menduduki karier sebagai orang nomor satu di Bank Bumiputera sejak 2001 sampai sekarang. Jadi sama seperti berbagai jabatan lainnya, jabatan sebagai resepsionis juga bisa digunakan sebagai langkah awal memulai karier.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Resepsionis dalam Menerima Tamu

Seorang resepsionis yang tidak rapi dan tidak bersih akan mengakibatkan atau memberikan image buruk terhadap perusahaan. Tamu mungkin akan membatalkan niatnya untuk tinggal apabila melihat penampilan staff yang tidak profesional, tidak sesuai dengan standard grooming. Grooming dapat diartikan dengan tampak rapi, bersih dan menarik, baik berhubungan dengan tampilan diri sendiri maupun pakaian yang dikenakan oleh seseorang resepsionis Berbeda bila penampilan staff yang menawan dan rapi. Penampilan ini dapat menimbulkan rasa hormatkepada siapa pun yang datang di loby perusahaan. Berikut penjelasan mengenai kerapian dan pesona diri yang dikemas dalam dua bentuk pada Standard Receptionist Grooming yaitu secara fisik dan secara psikis.

Grooming secara fisik menangkut hal-hal sebagai berikut:

1.  Kebersihan diri

a.    Menggunakan parfum secukupnya, dengan aroma yang lembut dan tidak menyengat

b.    Menjaga kebersihan rambut dan menyisir hingga rapi

c.    Menjaga kebersihan jari tangan dengan memotong kuku

2.  Ketentuan tentang seragam

a.    Menggunakan seragam yang telah disediakan oleh Perusahaan serta menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku

b.   Menggunakan sepatu yang sopan

Sedangkan groming secara psikis, menyangkut beberapa hal sebagai berikut:

1.    Pada saat bekerja wajah selalu dalam keadaan fresh dengan ekspresi muka yang            menyenangkan.

2.    Menunjukkan sikap positif terhadap perusahaan dan pekerjaan.

3.    Selalu bersikap diplomatis dalam menghadapi masalah serta menghindari emosi yang berlebih.

4.    Tidak mengutamakan urusan pribadi dalam pekerjaan.

5.    Berbicara dan menanggapi pembicaraan secara intelek.

6.    Dapat mengerti gagasan orang lain dan dapat bekerja dalam tim.

Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun juga banyak faktor lainnya. Tapi setidaknya orang melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan perusahaan pertama melalui resepsionis. Resepsionis bukan Cuma berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seoran resepsionis saat menerima tamu dan klien.

1.        Gigih

Seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi. Karena kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya. Misalnya, menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak ramah & senyum yang tidak tersungging di bibir. Atau juga, lupa menukarkan KTP tamu dengan ID card “tamu”/”pengunjung” pada tiap tamu perusahaan yang datang. Oleh karena itu, resepsionis harus mampu membawa dirinya untuk selalu tampil prima dan fresh.

2.  Baik dan ramah

Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain. Resepsionis di perusahaan tertentu, ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan antar bagian dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan. Resepsionis juga harus ramah kepada perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan citra baik perusahaan.

3.  Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan

Resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak itu. Maka dari itu, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk menjadi seorang resepsionis. Misalnya, supel. Supelberarti pandai bergaul. Biasanya mereka yang berkarakter supel, mudah untuk mengingat wajah, nama dan “siapa” orang lain itu. Terkadang, mereka adalah pribadi yang SKSD “sok kenal sok dekat”. Karakter seperti inilah yang akan sangat menunjang karir seorang resepsionis yang handal.

4.  Bahasa Inggris

Sebagai bahasa internasional harus juga dikuasai oleh resepsionis. Hal ini dikarenakan, bahasa inggris merupakan bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu dengan tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.

Selain hal-hal diatas, resepsionis juga dituntut untuk memiliki kemampuan dan sifat sebagai berikut:

1.        Berkepribadian yang baik

Seorang resepsionis PT Telkom harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan, yang senantiasa selalu siap membantu tamu bila diperlukan, senang berhubungan dengan tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik.

2.        Rasa Tanggap

Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.

3.        Diplomatis

Kerjasama yang harmonis baik dengan atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan. Untuk itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan.

4.        Penampilan yang baik, rapi dan bersih

Hal ini tidak saja berhubungan dengan kepribadian resepsionis yang bersih dan rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya, misalnya peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur pada tempatnya. Tamu akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.