Cara Menjadi Sekretaris Profesional

1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik . Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting

TATA CARA BERTELEPON YANG BAIK DI KANTOR

Berikut adalah tata cara bertelepon yang baikm di dalam kantor:

1. Pegang gagang telepon dengan baik. Hal ini penting untuk menghindarkan suara yang kita keluarkan tidak jelas . Perhatikan juga jarak telepon, jangan terlalu dekat ataupun terlalu jauh dengan mulut kita.

2. Usahakan nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengus di telepon. Kasihan lawan bicara kita

3. Ucapkan salam baik pada saat kita menelpon atau menerima telepon, seperti Selamat Pagi, Selamat Siang, Selamat Sore dsb. Bila menerima telepon di kantor biasanya kita sebutkan identitas perusahaan, salam, nama dan kalimat bisa dibantu. Misal: PT Kolang-Kaling, Selamat pagi/siang/sore, dengan Dian bisa dibantu..?

4. Jangan lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat, boleh tahu dengan Bapak/Ibu/Mas/Mbak siapa saya berbicara..?

5. Gunakan “Smiling Voice” selama pembicaraan berlangsung, bahkan sejak pertama mengucapakan salam. Bagaimana sich membuat suara kita enak & empuk didengar dan selalu seperti tersenyum..?ya kuncinya tersenyumlah selama berbicara dan buat nada suara kita berada pada posisi suara rendah (jangan melengking) dan menggunakan suara perut

6. Selama pembicaraan jaga kecepatan bicara kita (pitch control) agar tidak terlalu cepat dan terlalu lambat

7.Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara. Jangan memotong pembicaraan. Bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di dekat kita

8.Apabila tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan

9. Simpulkan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri pembicaraan

10.Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan “apakah ada lagi yang bisa saya bantu?” atau ada hal-hal penting yang terlewat untuk disampaikan. Bila tidak maka ucapkan terima kasih dan jangan lupa ucapkan kembali salam

11.Yang menghubungi atau menelpon adalah yang meletakkan / menutup gagang telepon terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindarkan adanya hal penting yang mungkin belum disampaikan sepanjang pembicaraan dan telepon keburu ditutup atau berkesan kita mentup/membanting telepon padahal lawan biacara belum selesai berbicara.

Selamat mencoba, mudah-mudahan postingan ini bisa membantu mengingatkan kita semua agar selalu bersikap santun saat meng handle telepon dari seseorang

Tata Cara Bertelepon

Telepon adalah salah satu alat untuk berkomunikasi di kantor. Oleh sebab itu, perlu diperhatikan etika dalam berbicara melalui telepon. Ada beberapa cara yang harus dilakukan pada saat menerima atau menelepon orang lain.

Menerima telepon:

• Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar Anda.
• Menyebutkan nama instansi dan memberi salam kepada penelepon, misal: Pointer, selamat pagi. Sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru.
• Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?
• Dengarkan baik-baik permintaan si penelepon, jangan memotong pembicaraan.
• Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.
• Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.
• Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang /sore.
• Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
• Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

• Sikap mau membantu.
• Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang sedang marah.
• Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.
• Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.
• Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.
• Jangan menguap.
• Jangan memotong pembicaraan.
• Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang berbicara di telepon.
• Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.
• Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.

ETIKA BERTAMU DAN MENERIMA TAMU DI KANTOR

 2.1Tamu Kantor

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi.Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke suatu perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu di kantor. Dalam menerima tamu, ada aturan dan etiket yang harus diketahui, untuk menciptakan suasana aman dan nyaman kepada tamu dan menimbulkan kesan baik ketika melakukan kerja sama.

2.2 Tamu Menurut Kepentingannya

2.2.1 Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan

Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu.

Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.

2.2.2 Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.

Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan. Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar. Seringkali mereka sendiri menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka ragam perilakunya.

2.2.3 Tamu yang ingin membeli barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan pimpinan dan sebagainya. Umumnya pembelian barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal tersebut bawalah tamu kebagian pembelian. Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan minuman kepada tamu yang demikian.

2.2.4       Tamu aparat pemerintah

2.2.4.1 Yang bersifat kunjungan rutin    

Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi. Akan lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan, mungkin oimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin sekedar bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

2.2.4.2 Yang bersifat kunjungan khusus.

Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri. Bahkan harus sudah siap di pinti masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi semua anggota rombongan perlu di beri .Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka sekretaris harus secepatnya pesan(booking) hotel. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi sesuatu di luar dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.

2.2.4.3 Tamu-tamu teman pimpinan

Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temanya atau kanalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin juga teman sekolah dulu.Dalam hal ini sekretaris harus cukup menegenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah cukup kenal baik denghan pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan. Yang perlu diperhatikan adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting.

Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas sekretaris adalah sebagai penghubung para tamu yang datang. Tugas pelayanan penerima tamu bagi seorang sekretaris adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien.

2.3 Sekretaris Dalam Menerima Tamu Di Kantor

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara bos dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan bos. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu bos di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.

Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu bos di kantor:

A.    Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.

B.     Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara ‘melantur’. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah namun bijak.

C.     Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

D.    Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada bos.

E.      Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah.

F.      Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan bos.

G.    Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya ia belum ‘familiar’ dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke kantor anda.

Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan ‘image’ perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga lain yang berkepentingan dengan perusahaan.

2.4 Etika Bertamu di Kantor

Bertamu adalah seseorang yang berkunjung dan menyengaja datang ketempat yang dituju dengan maksud dan tujuan tertentu, tergantung orang yang akan detemui dan orang yangAmenenui.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila kita akan berkunjung ke kantor :

A.     Sebelum kita berkunjung ke kantor, ada baiknya kita membuat janji dengan pihak yang akan kita datangi terlebih dahulu agar pihak yang akan kita datangi dapat mempersiapkan diri, baik untuk mengatur jadwal maupun untuk mempersiapkan materi pembicaraan.

B.     Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita lebih memperhatikan cara kita berpenampilan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

a)            Menggunakan kemeja, bersepatu, dan menggunakan celana bukan jeans.

b)            Menggunakan pakaian yang cocok dengan suasana.

c)            Pakaian harus bersih, rapi, wangi, menarik, dan sopan.

Penampilan yang baik dan sopan merupakan suatu ungkapan penghormatan kita kepada pihak yang akan kita temui.

C.     Pada saat berkunjung ke kantor, ada baiknya kita memperhatikan etiket waktu. Sebaiknya hadir tepat waktu sesuai dengan janji yang telah disepakati dan mempergunakan waktu berkunjung dengan efektif sesuai kebutuhan. Kita juga perlu memperhatikan jam istirahat kantor, jadi sebaiknya kita jangan berkunjung pada jam istirahat kantor.

D.    Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita memperhatikan parkiran kendaraan. Jangan parkir di sembarangan tempat.

E.     Saat ingin berkunjung ke kantor, ada baiknya kita melapor kepada petugas, sesuai dengan aturan dan petunjuk yang ada di kantor tersebut.

F.      Saat menjumpai siapa saja di kantor, ada baiknya kita memberi hormat dengan menyapa dan tersenyum serta bersikap sopan. Hal ini kita lakukan agar kehadiran kita dapat diterima dengan baik.

G.     Sebaiknya kita ungkapkan dengan jelas identitas diri dan maksud kedatangan. Ucapkan salam dengan sopan kepada orang yang menerima kita.

H.     Jika kita harus antre, jangan sekali-kali mendahului tamu lain yang sudah duluan datang dan membuat janji. Perbuatan itu mencerminkan sikap tidak sopan dan tidak sabaran dan dapat memicu keributan.

I.       Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat berbicara dengan orang pada saat kita berkunjung ke kantor :

a)            Jangan menggerakkan kedua tangan saat berbicara.

b)            Kedua mata memperhatikan orang yang sedang berbicara.

c)            Menjaga tutur kata dan emosi.

d)            Tidak memotong pembicaraan.

e)            Volume suara diatur.

f)             Hindari ungkapan-ungkapan yang bernada sombong atau meremehkan orang yang menerima kita.

g)            Bila kita datang untuk complaint, sebaiknya tidak perlu marah-marah cukup tegas tetapi sopan.

h)            Hindari perdebatan, percekcokan/pertengkaran dengan alasan apapun.

J. Saat kita berada didalam ruangan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan :

a)            Jangan sembarangan duduk saat belum dipersilahkan untuk duduk.

b)            Ucapkan terima kasih, setelah dipersilahkan duduk.

c)            Posisi tubuh tegak.

d)            Tidak boleh terlihat loyo/tidak bersemangat.

e)            Jika disediakan minuman atau makanan kecil, jangan terburu-buru diminun atau disantap.

f)             Jagalah selalu kebersihan di dalam ruangan dengan tidak meninggalkan sampah dalam bentuk apapun, dan hal ini juga penting diterapkan dimana saja kita berada.

2.5 Etika Menerima Tamu di Kantor

Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya.

Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik. Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah etika menerima tamu dalam kantor

a.       Sambut Dengan Tulus

a)    Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura – pura tulus.

b)   Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang datang berkunjung.

c)    Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.

b.      Cara Duduk

a)    Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.

b)   Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.

c.       Janji Temu

a)    Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.

b)   Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.

c)    Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.

d)   Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.

d.      Perlakuan Baik

a)    Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan complaint  terhadap perusahaan kita.

b)   Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.

e.       Mengantar Tamu

Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.

2.6 Etika Menolak Tamu Kantor

Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti ke kantor. Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang menambah kesal, terkadang orang -orang yang berkunjung ke kantor itu adalah orang yang tidak kita harapkan atau tidak memiliki urusan yang penting. Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak diundang dan bagaimana cara menghadapinya :

a.       Titip Pesan Pada Orang Lain

Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda tidak pernah mau menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka bahwa setiap tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya, keperluannya apa, dan sebagainya.

b.      Selesaikan Via Telepon

Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon. Ya, selesaikan saja lewat alat komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu kerja pun tidak akan jadi terbuang.

c.       Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh

Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu. Misalnya ketika Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak menawarkannya duduk atau menawarkan segelas air minum. Melirik arloji atau mencoba menekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar waktu.

d.      Berbohong Demi Kebaikan

Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk tetap tinggal Katakan saja bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-bahannya. Apa boleh buat, toh Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan?

e.       Jangan Ajak ke Ruangan

Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu di di lobby atau ruang resepsionist, maka mau tidak mau anda harus 'meladeninya'. Nah, cara meladeninya juga harus dengan sikap yang tegas. Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda.

Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak dibolehkan. Akan tetapi dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat penting untuk menangani tamu yang memang sudah tidak bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu bisa menjadi alternatif yang efektif asalkan penggunaan dan cara penyampaianya tidak melanggar etika kesopanan dan etika komunikasi.

2.7  Formulir Kedatangan Tamu

Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan telepon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya. Secata garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.

SYARAT MENJADI RESEPSIONIS YANG BAIK

Banyak orang menganggap enteng profesi resepsionis. Bagi mereka resepsionis tidak lebih dari “ penerima telp “ yang tugasnya hanya menyambung – nyambungkan telp, baik dari dalam kantor maupun dari luar kantor demi lancarnya komunikasi para karyawan dengan relasi atau customernya. Anggapan ini sebenarnya tidak salah, tetapi kurang tepat. Bagaimanapun dewasa ini resepsionis bukan lagi sebagai penerima telp, tetapi merupakan “ pintu gerbang “ dan representasi dari sebuah perusahaan. Sebenarnya profesi resepsionis itu bisa dikatakan gampang – gampang susah, karena dia dianggap sebagai pintu gerbang sebuah perusahaan atau dengan kata lain juga sebagai cerminan dari kredibilitas perusahaan. Maka selain berwajah cantik tentunya juga harus menghapal semua karyawan yang ada diperusahaan mengenai bagian apanya atau si “ A “ divisi nya apa, karena itu juga nantinya yang akan ditanyakan apabila ada klien, atau tamu yang datang dan mencari sesorang tentunya yang ditanyakan adalah nama karyawan dari bagian atau divisi apa. Selanjutnya peran dan tanggung jawab resepsionis sebenarnya cukup berat. Sebagai pintu gerbang sebuah perusahaan, peran resepsionis ikut menentukan kredibilitas perusahaan. Resepsionis harus mampu mengerjakan tugas adminintrasi yaitu mendata siapa saja tamu yang dan akan datang ke perusahaan. Dia juga harus ramah dan supel sehingga mampu berkomunikasi dengan semua orang, baik di lingkungan internal perusahaan maupun dengan orang luar. Karena setiap tamu yang datang setelah bertemu dengan security tentunya untuk bisa bertemu dengan orang yang akan dituju pasti akan berhadapan dengan resepsionis. Dengan serangkaian tugas yang cukup kompleks ini, profesi resepsionis semakin penting saja dalam dunia bisnis saat ini. Perusahaan pun tidak segan untuk memberikan gaji yang cukup besar bagi Resepsionisnya. Itulah mengapa profesi resepsionis kini menjadi salah satu profesi yang diidamkan kaum wanita. Lalu seperti apakah gambaran resepsionis yang ideal di era globalisasi saat ini ? Nah, kita lihat contekan berikut ini : 

 1. Tampilkan Citra Perusahaan Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi, karena resepsionis adalah pintu gerbang perusahaan, maka resepsionis juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik. 

2. Baik dan Bertanggung Jawab Resepsionis juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos, tapi juga harus baik kepada kawan sekantor dan relasi.
 3. Tahu Teknologi Resepsionis bukan hanya penerima telp, tapi seorang resepsionis juga harus up to date terhadap kemajuan teknologi, misalnya teknologi informasi, seperti sekarang yang sedang ramai digunakan orang dalam menjalin relasi yaitu facebook.
 4. Harus Bisa Bahasa Asing Menguasai bahasa Asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang resepsionis. Mengingat relasi perusahaan tidak hanya lokal bahkan terkadang juga dari luar negeri. 

5. Mempunyai Etika yang Baik Seorang resepsionis juga harus memiliki etika yang baik, yaitu dalam hal menyambut tamu yang datang ke kantor, memberi senyum, salam, dan sapa yang baik, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan Citra Perusahaan. 

Itulah sedikit ulasan bagaimana menjadi resepsionis yang ideal. Ada sedikit cerita seseorang yang berhasil menjadi Direktur Utama sebuah bank, yang mengawali kariernya dari profesi resepsionis. Saya ambil contoh, karier dari seorang bankir senior yaitu Winny Erwindia Hassan yang mengawali kariernya menjadi seorang resepsionis di bank Niaga pada tahun 1974.Berbekal keuletan dan kerajinannya, beliau mampu menduduki karier sebagai orang nomor satu di Bank Bumiputera sejak 2001 sampai sekarang. Jadi sama seperti berbagai jabatan lainnya, jabatan sebagai resepsionis juga bisa digunakan sebagai langkah awal memulai karier.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Resepsionis dalam Menerima Tamu

Seorang resepsionis yang tidak rapi dan tidak bersih akan mengakibatkan atau memberikan image buruk terhadap perusahaan. Tamu mungkin akan membatalkan niatnya untuk tinggal apabila melihat penampilan staff yang tidak profesional, tidak sesuai dengan standard grooming. Grooming dapat diartikan dengan tampak rapi, bersih dan menarik, baik berhubungan dengan tampilan diri sendiri maupun pakaian yang dikenakan oleh seseorang resepsionis Berbeda bila penampilan staff yang menawan dan rapi. Penampilan ini dapat menimbulkan rasa hormatkepada siapa pun yang datang di loby perusahaan. Berikut penjelasan mengenai kerapian dan pesona diri yang dikemas dalam dua bentuk pada Standard Receptionist Grooming yaitu secara fisik dan secara psikis.

Grooming secara fisik menangkut hal-hal sebagai berikut:

1.  Kebersihan diri

a.    Menggunakan parfum secukupnya, dengan aroma yang lembut dan tidak menyengat

b.    Menjaga kebersihan rambut dan menyisir hingga rapi

c.    Menjaga kebersihan jari tangan dengan memotong kuku

2.  Ketentuan tentang seragam

a.    Menggunakan seragam yang telah disediakan oleh Perusahaan serta menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku

b.   Menggunakan sepatu yang sopan

Sedangkan groming secara psikis, menyangkut beberapa hal sebagai berikut:

1.    Pada saat bekerja wajah selalu dalam keadaan fresh dengan ekspresi muka yang            menyenangkan.

2.    Menunjukkan sikap positif terhadap perusahaan dan pekerjaan.

3.    Selalu bersikap diplomatis dalam menghadapi masalah serta menghindari emosi yang berlebih.

4.    Tidak mengutamakan urusan pribadi dalam pekerjaan.

5.    Berbicara dan menanggapi pembicaraan secara intelek.

6.    Dapat mengerti gagasan orang lain dan dapat bekerja dalam tim.

Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun juga banyak faktor lainnya. Tapi setidaknya orang melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan perusahaan pertama melalui resepsionis. Resepsionis bukan Cuma berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seoran resepsionis saat menerima tamu dan klien.

1.        Gigih

Seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi. Karena kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya. Misalnya, menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak ramah & senyum yang tidak tersungging di bibir. Atau juga, lupa menukarkan KTP tamu dengan ID card “tamu”/”pengunjung” pada tiap tamu perusahaan yang datang. Oleh karena itu, resepsionis harus mampu membawa dirinya untuk selalu tampil prima dan fresh.

2.  Baik dan ramah

Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain. Resepsionis di perusahaan tertentu, ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan antar bagian dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan. Resepsionis juga harus ramah kepada perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan citra baik perusahaan.

3.  Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan

Resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak itu. Maka dari itu, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk menjadi seorang resepsionis. Misalnya, supel. Supelberarti pandai bergaul. Biasanya mereka yang berkarakter supel, mudah untuk mengingat wajah, nama dan “siapa” orang lain itu. Terkadang, mereka adalah pribadi yang SKSD “sok kenal sok dekat”. Karakter seperti inilah yang akan sangat menunjang karir seorang resepsionis yang handal.

4.  Bahasa Inggris

Sebagai bahasa internasional harus juga dikuasai oleh resepsionis. Hal ini dikarenakan, bahasa inggris merupakan bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu dengan tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.

Selain hal-hal diatas, resepsionis juga dituntut untuk memiliki kemampuan dan sifat sebagai berikut:

1.        Berkepribadian yang baik

Seorang resepsionis PT Telkom harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan, yang senantiasa selalu siap membantu tamu bila diperlukan, senang berhubungan dengan tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik.

2.        Rasa Tanggap

Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.

3.        Diplomatis

Kerjasama yang harmonis baik dengan atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan. Untuk itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan.

4.        Penampilan yang baik, rapi dan bersih

Hal ini tidak saja berhubungan dengan kepribadian resepsionis yang bersih dan rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya, misalnya peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur pada tempatnya. Tamu akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.